6 Beispielapps, die interne Prozesse vereinfachen

Es geht um Austausch, um Kontrolle, um interne Vorreiter, aber auch um Flexibilität. Digitale Anwendungen spielen mittlerweile in vielen Firmen eine große Rolle und die Einsatzbereiche werden vielseitiger und kreativer. Wer dennoch etwas Anregung benötigt, findet in diesem Blog einige Denkanstöße. Viele interne Prozesse beruhen auf Kommunikation – egal ob allgemeine Unternehmensinfos für die gesamte Belegschaft oder Projektkoordinationen für ein bestimmtes Team. Klingt ein wenig pauschalisierend, aber die folgenden Beispiele verdeutlichen es sehr gut. Letztlich geht es häufig darum, dass die richtige Informationen den richtigen Mitarbeiter zur richten Zeit erreichen: eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche Zusammenarbeit.

Daten- und Informationspool

Wissen ist Macht – ein bisschen episch, aber doch irgendwie wahr. Für Unternehmen ist es wichtig, Informationen und Daten in einem zentralen Pool zu sammeln und allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Wichtige Vorlagen, Anleitungen oder Standards sind nicht nur für neue Mitarbeiter zu Einarbeitung wichtig. Gerade externe Kräfte sind darauf angewiesen, alle notwendigen Unterlagen parat zu haben. Technisch kommt es bei dieser Art von Anwendungen vor allem auf die Datensicherheit an. Aber auch eine intelligente Nutzerverwaltung ist wichtig, um Zugriffsrechte und Rollen zu administrieren.

 

Mit einer Anwendung überall auf die notwendigen Unterlagen zugreifen

 

Informationsapp

Simpel, aber effektiv ist eine Anwendung, die wie eine Art Nachrichtenapp funktioniert. In größeren Firmen gibt es längst Medien zur internen Kommunikation und die meisten Mitarbeiter besitzen Smartphones oder Tablets. Selbst Mitarbeiter am Fließband können innerhalb ihrer Arbeitsgruppen auf digitale Geräte zugreifen und sich informieren. Mit einer Informationsapp lässt sich diese Top-Down-Kommunikation sehr einfach abbilden. Bild- und Textmaterial über aktuelle Geschehnisse, wie Familientage, Übernahmen oder Geschäftsberichte, werden digital eingepflegt und via App an die entsprechende Zielgruppe verteilt. Dabei lässt sich auch einfach steuern, welche Abteilungen bzw. Personengruppen welche Informationen erhalten. So lassen sich beispielsweise auch Protokolle oder wichtige Beschlüsse effektiv und automatisiert ohne große Verteilerliste verbreiten.

Best Practice-App

Mit der Best Practice-App reiht sich eine Anwendung in die Aufzählung ein, die sich auf die Kommunikation spezieller Anwendungsfälle konzentriert. Sie verteilt zwar auch Informationen, allerdings speziellerer Art. Solch eine App lohnt sich vor allem, wenn sich ein Unternehmen über mehrere Standorte erstreckt oder es als externer Dienstleister an vielen Standorten tätig ist, wie etwa bei der Gebäudereinigung. Durch die räumliche Trennung und die fehlende Zusammenarbeit ist ein regelmäßiger Austausch erschwert. Stößt ein Projektteam auf eine gute Problemlösung, so kann diese auch für andere Standorte interessant sein. Mit einer Best-Practice-App kann ein Projektteam die Neuerung standortübergreifend an geeignete Personengruppen kommunizieren. Dabei lässt sich ebenso einstellen, für wen diese oder jene Info interessant sein kann. Auf diese Weise unterstützt die App bei der Qualitätssicherung und Verbesserung von Prozessen.

Controlling-App

Besonders wichtig für die Qualitätssicherung und die Überwachung von Prozessen sind natürlich Controlling-Maßnahmen. Excel-Listen kommen dabei schnell an ihre Grenzen. Digitale Anwendungen sind dagegen intelligenter: Sie erleichtern die Auswertung durch Datenvisualisierung. Auch der Austausch mit Kollegen fällt mit einer App leichter. Wichtige Zahlen lassen sich via Push-Nachrichten an entsprechende Personen verteilen oder als Präsentation generieren.

 

Eine Controlling-App visualisiert alle wichtigen Daten

 

Schulungsapp

Nicht nur bei einer sehr großen Mannschaft fällt es schwer, Weiterbildungen und Schulungen zu überblicken. Kommen gesetzliche Regelungen und Quoten oder die Dokumentationspflicht wie beispielsweise beim Arbeitsschutz hinzu, ist es kaum noch möglich. Eine Schulungsapp optimiert diesen Prozess: Mithilfe bereitgestellter Unterlagen und Videos können sich Mitarbeiter einfach und ortsunabhängig weiterbilden und ihre Teilnahme direkt digital bestätigen. Vorgesetzte oder auch Schichtleiter hingegen behalten in einem Dashboard die Übersicht und Einblicke in die Schulungsquoten. Wichtig ist ebenso eine Administrationsebene, in der die Verantwortlichen im Unternehmen Schulungen anlegen und Informationsmaterial erstellen beziehungsweise anpassen können.

 

Schulungsapps sind für Mitarbeiter und Vorgesetzte gleichermaßen eine bequeme und smarte Alternative

Das papierlose Büro

Egal ob Urlaubsanträge, Karteikarten für Mitarbeiterinformationen oder die klassische Bestellübersicht: Schriftliche Prozesse sind nicht nur aufwändig und fehleranfällig, sie sind auch kostenintensiver. Den Einsatzmöglichkeiten von digitalen Tools, die Prozesse und Abläufe papierlos abbilden, sind keine Grenzen gesetzt. Sie unterstützen bei der Prozessoptimierung und sind den beteiligten Mitarbeitern meist eine große Erleichterung.

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