Wie begeistere ich Mitarbeiter für ein Digitalprojekt?

Es ist bekannt, dass die Digitalisierung für Unternehmen jeder Größe von enormer Bedeutung ist und diese in den kommenden Jahren noch weiter zunehmen wird. Obwohl deutsche Betriebe dem aktuellen Trend noch hinterherhängen, wird auch hierzulande der verstärkte Druck wahrgenommen. Laut einer repräsentativen Umfrage unter 606 Unternehmen geben 65% an, dass IT-Unternehmen auf ihren Markt drängen und 42% ließen verlauten, dass Mitbewerber, die schon früh mit der Digitalisierung begonnen haben, ihnen jetzt voraus sind.1

Um aufzuschließen, stellen Unternehmen Chief Digital Officers ein, Strategien werden aufgestellt, Prozesse digitalisiert und digitale Projekte in Auftrag gegeben. Diese Schritte sind ein guter Anfang, aber oft werden die Mitarbeiter bei dem Prozess vergessen. Ein großer Fehler, denn deren Einstellung und Akzeptanz ist wichtig, um Digitalprojekte zum Erfolg zu führen. Sie möchten in Ihrer Firma ein digitales Projekt an den Start bringen? Um Ihre Mitarbeiter und Kollegen davon zu begeistern und damit den Erfolg zu sichern, sollten Sie bei Ihrem Vorgehen folgende Dinge beachten:

Digitale Strategie klar und transparent aufzeigen
Eine klar formulierte Strategie steht am Anfang der Digitalisierung, sollte man meinen. Doch laut einer Studie von BearingPoint haben nur 8% der befragten Unternehmen diese vorliegen.2 Für die Mitarbeiter ist es jedoch wichtig zu wissen, welche Ziele warum verfolgt werden. Anhand von Zahlen und Beispielen sollten Sie die Bedeutung für das gesamte Unternehmen aufzeigen.
Im nächsten Schritt können Sie nun genau festhalten, wie das spezielle Projekt in die Strategie einzahlt und was mit dem Digitalprojekt genau erreicht werden soll – aber auch was nicht erreicht werden soll. Das schafft Fokus und das Projekt läuft nicht aus dem Ruder. Um die Motivation weiter zu steigern, sollten Sie die konkreten Vorteile nennen, welche die Mitarbeiter mit einem erfolgreichen Projekt erwarten. Spielen Sie mit offenen Karten und nennen Sie auch die möglichen Nachteile. So werden die Erwartungen nicht zu hoch gesetzt und Enttäuschungen bleiben aus.

Ängst und Sorgen Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen
Veränderungen der gewohnten Prozesse und Strukturen werden nicht von allen Mitarbeitern positiv aufgenommen. Viele haben Angst durch die neuen digitalen Abläufe überflüssig zu werden und ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Nehmen Sie diese Sorgen ernst und adressieren Sie von Anfang an, wie sich Rollen verändern können und welche neuen Aufgaben auf Teams und Mitarbeiter zukommen werden. Handeln Sie nicht, verlieren Sie im schlimmsten Fall wertvolles Wissen, weil Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter durch ein umfangreiches Weiterbildungsangebot. In 6 von 10 Unternehmen kommt der Anstoß für Schulungen aus der Belegschaft.3 Wie Sie sehen, ist der Wille da, die Herausforderung der Digitalisierung anzunehmen. Räumen Sie ein entsprechendes Budget ein und verschaffen Sie den Mitarbeitern die notwendige Zeit.

Mindset anpassen
Gerade bei der Generation 50+ herrscht oft noch die Einstellung “Wissen ist Macht” vor. Dies steht einem aktiven Wissensaustausch im Weg, der unerlässlich ist für ein erfolgreiches Digitalprojekt. Schaffen Sie Möglichkeiten, um die Erfahrungen und das Expertenwissen der “Älteren” mit der Digitalkompetenz der jüngeren Mitarbeiter zu verbinden. Ältere Mitarbeiter, die schon lange im Unternehmen sind, kennen die Stärken und Schwachstellen des Unternehmens und der aktuellen Prozesse. Für das digitale Projekt ist dieses Wissen viel wert, um von Anfang an Hürden und Möglichkeiten für sinnvolle Verbesserungen zu erkennen. Jüngere Angestellte haben in der Regel weniger Berührungsängste mit neuen digitalen Plattformen, da sie den Umgang gewohnt sind und können andere mit Ihrer Begeisterung mitreißen.

Einbeziehen der Mitarbeiter in das Projekt von Anfang an
Bei der Konzeption einer digitalen Anwendung oder App sollten Sie die Mitarbeiter, die später an dem Projekt beteiligt sind, von Anfang an aktiv in den Planungsprozess miteinbeziehen. Halten Sie einen Workshop, um die Anforderungen der App zu erarbeiten. Das frühe Einbeziehen zeigt Ihre Wertschätzung für das Fachwissen und die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter. Zudem entwickeln die Beteiligten ein besseres Verständnis für das Projekt und fühlen sich verantwortlicher für die erfolgreiche Umsetzung. Müssen unbeliebte Entscheidungen getroffen werden, kommunizieren Sie offen und transparent warum diese wie getroffen wurden.

Positive Fehlerkultur
Geben Sie Ihren Mitarbeitern Raum zum Ausprobieren und um Fehler zu machen. Vorsichtigen Menschen wird so die Angst genommen, sich mit neuen Technologien zu beschäftigen und diese zu akzeptieren. Zudem sollten Sie sich so früh wie möglich aktiv Feedback von den Mitarbeitern einholen, die später mit der App arbeiten werden. Der Einsatz eines Minimum Viable Products (MVP) bietet sich an, da mit dieser Methode schnell Features getestet und ausprobiert werden können.

Zeit einplanen
Digitale Projekte können nicht nebenbei stattfinden. Seien Sie sich im Klaren, welchen Stellenwert ein solches Projekt in Ihrem Unternehmen hat und kommunizieren Sie diesen klar und deutlich. Planen Sie Zeit für Workshops, Feedbackrunden und Schulungen ein. Auch die Einarbeitung und der erste Umgang mit neuen Plattformen und Abläufen wird nicht von Anfang an rund laufen.

Regelmäßige Schulungen
Im Zuge eines digitalen Projektes wird ein neues Tool oder eine App eingeführt? Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter umfangreich geschult werden. Viel zu oft kommt es vor, dass nur die Grundfunktionen einer Plattform bekannt sind und das volle Potenzial nicht ausgeschöpft wird. Die Vorteile des digitalen Prozesses bleiben so verborgen und führt bei den Mitarbeitern eher zur Frustration als Begeisterung.

Wenn Sie die Punkte bei der Planung und Umsetzung beachten, legen Sie einen guten Grundstein für den Erfolg Ihres Digitalprojektes. Die Infografik fasst die 7 Schritte übersichtlich zusammen:

Quellen:

1 https://www.bitkom-research.de/epages/63742557.sf/de_DE/?ObjectPath=/Shops/63742557/Categories/Presse/Pressearchiv_2019/Digitalisierung_kommt_in_den_deutschen_Unternehmen_an
2 https://www.bearingpoint.com/files/Digitalisierungsmonitor_2017_Infographik.pdf?download=0&itemId=470928
3 https://www.bitkom-research.de/epages/63742557.sf/de_DE/?ObjectPath=/Shops/63742557/Categories/Presse/Pressearchiv_2019/Weiterbildung_Mitarbeiter_ergreifen_Initiative